Av Finansinspektionens föreskrifter om ersättningssystem (FFFS 2011:1), följer att det i en bank ska finnas en ersättningspolicy fastställd av styrelsen. Vidare riktlinjer för ersättningspolicy och -praxis stipuleras i ESMA/2013/606 (MiFID-direktivet), EU förordningen nr 604/2014 för fastställande av personalkategorier vars yrkesutövning har väsentlig inverkan på ett instituts riskprofil, EBA/GL/2015/22 Riktlinjer för en sund ersättningspolicy samt EU-parlamentets och rådets förordning 575/2013 om offentliggörande av information kring ersättningar.

1. Strategi, principer och mål för ersättning i Sala Sparbank

En väl fungerande marknadsmässig ersättningsstruktur är en viktig komponent för att uppnå goda resultat och sunt risktagande i banken. Ersättningar inom banken ska utformas så att de attraherar medarbetare med den kompetens som behövs för att bedriva en modern bankverksamhet inom de kostnadsramar som finns. Synen på ersättning är att den i möjligaste mån ska vara individuellt utformad och därmed uppmuntra varje medarbetare att prestera i linje med bankens mål, strategi och vision. Ersättningen ska även främja ett agerande efter banken värdegrund (Ärlighet, Glädje, Ansvar, Respekt och Engagemang).

En stor del av banken totala kostnader utgörs av lön och annan ersättning till personal. Därför är det avgörande att säkerställa att all ersättning i banken styrs av tydliga principer (löneprinciper) och att vi regelbundet utvärderar vilka risker som är förenade med ersättningssystemet.

Med undantag för verkställande ledning (vd och vvd), riskkontroll och compliance har bankens medarbetare en fast och en rörlig ersättningsdel som tillsammans med övriga förmåner utgör medarbetarens totala ersättning. Målsättningen är att uppnå en sund balans mellan de olika elementen.

Ersättningspolicyn har inte väsentligen förändrats sedan 2017 med undantag från ett förtydligande i Bilaga 1 och lydelsen ”Anställda vars arbetsuppgifter kan ha en väsentlig inverkan på bankens riskprofil”, denna har specificerats och tydliggjorts i Bilaga 2 samt tillägg utifrån EBA:s riktlinjer avseende att kriterier ej får vara sådan att de riskerar påverka kvalité.

2. Beskrivning av fast ersättning i banken

Bankens anställda ska uppbära en kontant fast lön som utbetalas månadsvis för innevarande månad. Ersättningar till enskilda anställda får inte motverka banken långsiktiga intressen.
Banken tillämpar i begränsad utsträckning tidsbegränsade lönetillägg för specifika befattningar eller uppdrag i syfte att göra en marknadsanpassning av lönen under tidsbegränsad period eller uppdrag. Sådana tillägg räknas som ”fast ersättning”.

Grunden i lönesättningen är arbetets art och svårighetsgrad och den enskildes arbetsresultat. Banken tillämpar därför individuella och differentierade löner. Avsikten är att stimulera till goda arbetsinsatser, engagemang och kompetensutveckling på ett sådant sätt att bankens samlade resultat utvecklas och förbättras. Detta ska även bidra till vår konkurrenskraft på arbetsmarknaden och vår förmåga att behålla och rekrytera kompetenta medarbetare. Banken strävar efter att den fasta ersättningen ska utgöra grundkompensation för prestation och uppfyllandet av relevanta mål.

3. Beskrivning av rörlig ersättning i banken

I banken har alla medarbetare utom verkställande ledning, riskkontroll och compliance möjlighet att få resultatandelar när det går bra för banken. Syftet med resultatandelar är att erbjuda ett långsiktigt incitament för goda medarbetarprestationer och att motivera medarbetare att uppnå eller överträffa av banken uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operativa och/eller av annan art såsom t ex att ha en låg riskprofil eller höjd kvalitet i våra arbetssätt. För 2020 är resultatandelarna avhängt bruttointäkter från kundaffären, nöjda kunder utifrån vår marknadsundersökning gjord av SKI samt ökat fokus på ordning och reda.

Anställda i verkställande ledning och kontrollfunktioner, dvs vd, vvd, risk och compliance, får inte ha rörlig ersättning som är direkt kopplad till bankens affärsresultat.

Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig äventyra bankens långsiktiga förmåga att fullgöra sina förpliktelser (soliditet och likviditet). Kriterierna är därför utformade för att undvika intressekonflikter och kortsiktigt risktagande, samt stimulera till en långsiktigt sund och solid bankverksamhet.
Ersättning från resultatandelssystemet sker i form av kontant avsättning till resultatandelsstiftelsen Guldeken, där utgiven andel baseras på semestergrundande tjänstgöringstid. HR-enheten sammanställer underlag för avsättning till bankens resultatandelsstiftelse. Resultatandelarna fonderas i fem år innan utdelning.

Om banken inte uppnår definierade mål utgår inga resultatandelar. Av den anledningen lämnar banken inga garantier om rörlig ersättning vid nyanställning. Den rörliga ersättningen kan även falla bort för enskild anställd i de fall då denne är under arbetsrättslig åtgärd eller på ett dokumenterat sätt uppvisar bristande prestation.
Utifrån EU kommissionens delegerade förordning nr 604/2014 har banken identifierat 44 anställda vars arbetsuppgifter kan ha en väsentlig inverkan på bankens riskprofil, dessa kan dock få resultatandelar under samma förutsättningar som övriga medarbetare. Banken har även identifierat 3 anställda var arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på bankens riskprofil och som därmed inte kan få del av bankens resultatandelar.

3.1 Rörlig ersättning 2020

Tilldelningen för rörlig ersättning till medarbetare i banken utgår från två områden där vi har fortsatt stort fokus i verksamheten, dessa är ökade intäkter och fortsatt nöjda kunder.

När det avser våra intäkter har vi utgått från vår budget och våra beräknade bruttointäkter vilket innebär att om de väsentligt överstiger vad vi intecknat i budgeten så kan det innebära en utbetalning om 20 000 kr/heltidsanställd. Vi har som tidigare år förbestämda nivåer utifrån en trappstegsmodell avseende bruttointäkterna.  Avseende kundnöjdhetsmätningen 2020 mäter vi den sammanlagda viktningen av kundnöjdheten hos våra privat- och företagskunder. Maximal utdelning då kundnöjdheten överstiger förbestämda uppsatta nivåer är 10 000 kr/heltidsanställd. När det gäller ordning och reda har vi identifierat två områden som vi har ökat fokus på. Båda dessa områden är målsatta kvartalsvis, det ena utifrån förbestämda nivåer i en trappstegsmodell. Maximal utdelning då utfallet överstiger förbestämda kvartalsvis uppsatta nivåer är 10 000 kr/heltidsanställd. För det andra området kan tilldelning ske när utfallet håller samma höga nivå för varje kvartal, maximal utdelning när utfallet överstiger förbestämda uppsatta nivåer är 10 000 kr/heltidsanställd.   

Det innebär att resultatandelar kan uppgå till ett maxbelopp om 50 000 kr för full andel.

Avgränsningar – om bankens rörelseresultat efter förluster (efter avsättning till guldeken) understiger 30 mkr så sker ingen avsättning.

Styrelsen fattar varje år beslut om vilket belopp som ska avsättas för resultatandelar, ersättningsnivåer samt vilka kriterier som ska uppnås för att resultatandelar ska avsättas.

4. Ersättning i samband med att en anställning upphör

I de fall banken betalar ut avgångsvederlag när en anställning upphör, ska beloppet vara rimligt i relation till anställningstid och prestation över tid, samt i beaktande av branschpraxis. Avgångsvederlag betraktas som rörlig ersättning.

5. Ersättningspolicyn

Ersättningspolicyn, som omfattar samtliga medarbetare, anger grunder och principer för hur ersättningar ska fastställas, hur policyn ska tillämpas och följas upp samt vilka arbetstagarna är vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på bankens riskprofil. För att banken ska kunna identifiera, mäta, styra, internt rapportera och ha kontroll över de risker som vår verksamhet är förknippad med ska ersättningar utformas så att de är förenliga med och främjar en effektiv riskhantering och motverkar överdrivet risktagande. Ersättningar till enskilda medarbetare får inte motverka bankens långsiktiga intressen.

5.1 Beslutsgången

Beslut om rörlig ersättning till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskbedömning, tillämpning och uppföljning härav. Styrelsen ska således besluta om rörlig ersättning i banken, i förekommande fall efter förslag från vd. Styrelsen ska arbeta för att policyn omfattas av åtgärder för att undvika intressekonflikter. Styrelsen ska också besluta om ersättning till den verkställande ledningen samt till anställda som har det övergripande ansvaret för någon av bankens kontrollfunktioner. Till grund för styrelsen beslut ska ligga en av styrelsen fastställd riskbedömning.

Inom styrelsen har styrelsens ordförande ett särskilt ansvar för ersättningsfrågor till anställda.

Inför Styrelsens fastställande av ersättningspolicyn ska bankens riskkontroll utföra en oberoende bedömning av bankens ersättningspolicy och ersättningssystem och kontrollera att dessa generellt stämmer överens med en effektiv riskhantering samt är utformade för att minska risken för överdrivet risktagande. Riskanalysen beaktar nuvarande och framtida risker samt faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet. Tidigare riskanalys har resulterat i bedömningen att mycket begränsade risker är kopplade till bankens ersättningssystem och ersättningspolicy. Bedömningen ska dokumenteras skriftligen, bankens compliancefunktion ska delta i arbetet.

Bankledningen bestämmer årligen löneökningsutrymmet utifrån ekonomiska ramar och marknadens förutsättningar. HR-chef ansvarar för den årliga lönerevisionen i banken och säkerställer att lönesättande chefer får tillgång till den information och de verktyg som krävs.

I samråd med den fackliga organisationen genomför HR-chef och vd lönekartläggningar och analyser för att säkerställa att medarbetarnas ersättning bestäms med hänsyn till prestation men utan hänsyn till etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, arbetstidsmått eller facklig tillhörighet. Chefer med personalansvar är ansvariga för lönesättningen i sin enhet och får varje år i uppdrag att genomföra lönerevision för sina medarbetare utifrån de ramar som Bankledningen fastställt.

Internrevisionen, ska minst en gång per år, eller oftare om så behövs, självständigt granska om bankens ersättningar överensstämmer med ersättningspolicyn, samt om ersättningspolicyn bör utvecklas utifrån förändringar i externa regelverk. Internrevisionen granskar även den av banken utförda analysen över vilka risker som är förenade med bankens ersättningspolicy och bankens ersättningssystem.